M-Files - 10 ragioni per scegliere M-Files

Scopriamo le 10 ragioni che rendono M-Files un sistema per l'archiviazione documentale d'eccellenza:


01 - Facilità di utilizzo

• Grazie alla sua elevata integrazione con Windows in termini di interfaccia grafica e logica di utilizzo, M-Files risulta di facile approccio per qualsiasi utente, che abbia familiarità con il sistema operativo.
• L'archivio documentale appare come un disco virtuale, consultabile come qualsiasi altro device da Risorse del Computer.
• Si lavora con l'ormai diffusa e apprezzata tecnologia basata sul drag and drop (cioè per trascinamento di oggetti) da e verso M-Files.

02 - Controllo dei documenti

• Se più colleghi lavorano nello stesso tempo sugli stessi files, sappiamo che si possono verificare vari problemi, tra cui la sovrapposizione di modifiche: l'inconveniente è completamente risolto grazie a delle operazioni di check in e check out  (archiviazione ed estrazione).
• Conservazione di versioni precedenti dei files come impostazione automatica
• Nome utente, data, ora e commenti si registrano su un log per ogni modifica effettuata su un documento
• Attribuzione di nomi e numeri progressivi come funzione automatica
   

03 - Velocizzazione e quindi risparmio di tempo nei processi di lavoro con Ricerca Immediata e Viste Dinamiche

• Poche lettere nel box di ricerca per trovare il documento giusto
• Visione dinamica in qualunque struttura verticale a scelta
• Disponibilità del documento in più cartelle senza creare copie inutili

04 - Nessun vincolo al luogo di lavoro

• M-Files è molto veloce anche con connessioni remote
• una modalità off line con un sistema di sincronizzazione automatica, permette agli utenti in mobilità di vedere, creare, modificare e archiviare documenti.
• Disponibilità dei documenti per tutti usando un semplice browser, attivando M-Files Web Access (inclusi utenti Mac e Linux)
• Gestione documenti da ambienti geograficamente remoti velocizzata grazie alla funzione replica
  
  

05 - Sicurezza

• Visibilità dei dati: M-Files permette un controllo elevato della visibilità dei files, permettendo di nascondere o mostrare i documenti depositati nello stesso luogo di archiviazione.
• Riduzione dell'errore umano in fase di configurazione visibilità ed autorizzazioni grazie a semplici impostazioni e permessi facilmente personalizzabili
• Active Directory: M-Files è totalmente compatibile
• Back up dati: pianificato automaticamente dal sistema di gestione documentale

06 - Collaborazione e Workflow

• Nuovi documenti modificati segnalati con notifiche via mail
• Collaborazioni ad hoc: migliorano grazie alla possibilità di impostare semplici attività
• Workflow di processi formali con funzionalità base o avanzate

07 - Strutture dati personalizzabili

• Funzionalità di strutturazione dei meta dati a livelli altissimi, con liste selezione e campi filtrati
• Relazioni tra documenti, utilizzo di raccolte e modelli
• M-Files gestisce non solo documenti, bensì qualsiasi struttura dati

08 - Installazione ed implementazione semplici

• L'installazione di M-Files è davvero semplice: l'ideale per implementare in proprio un sistema di gestione documentale
• Drag and Drop attivo: i file esistenti si possono aggiungere trascinandoli su M-Files
• Servizi di consulenza professionale (disponibili in tutto il mondo)
• E' possibile usare M-Files installato su nostre macchine

09 - Connessione a sistemi di terze parti

• CRM, software gestionale, database esterni possono essere collegati attivamente a M-Files
• File presenti nelle condivisioni di rete possono essere importati o collegati
• Qualsiasi scanner o dispositivo multifunzione può caricare documenti cartacei nell'archivio documentale
• Messaggi di posta elettronica possono essere importati direttamente dal server di posta
• Integrazioni particolari possono essere sviluppate grazie alle librerie M-Files disponibili

10 - Le altre applicazioni Windows: integrazione e supporto per tutti i formati

• Office, CAD, Gestionali di magazzino e di produzione, tutto il software per la gestione aziendale può essere integrato con M-Files. Gli utenti possono accedere agli archivi usando i comandi standard (apri, salva, salva con nome ecc.)
• M-Files garantisce inoltre supporto per tutti i formati di files: documenti Word, fogli di calcolo di Excel, PDF, modelli CAD, immagini e qualsiasi altro tipo di file serva archiviare...